Unde poți folosi semnătura electronică calificată?

Ai o semnătură electronică calificată sau te gândești să achiziționezi una și vrei să știi la ce îți folosește concret? Răspunsul depinde de calitatea în care semnezi: ca reprezentant al unei firme sau în nume propriu, ca persoană fizică.

De reținut: Certificatul digital calificat se emite întotdeauna pe numele unei persoane fizice. Prin urmare, tu, ca administrator, folosești propriul certificat pentru a semna în numele firmei. Același certificat îți servește și pentru situațiile în care acționezi strict în nume propriu (ca persoană fizică). Nu ai nevoie de două semnături separate.

Iată unde și cum o poți utiliza, luând situațiile pe rând:

I. Ca reprezentant sau împuternicit al unei firme

• SPV și relația cu ANAF Spațiul Privat Virtual (SPV) este contul online prin care firma comunică cu ANAF: primești notificări, depui declarații și transmiți documente. Autentificarea în SPV se face exclusiv pe baza unei semnături electronice calificate. Dacă ai un contabil împuternicit, acesta va lucra în SPV-ul firmei folosind propriul său certificat.
• Sistemul RO e-Factura Deși reglementările nu impun ca factura electronică (fișierul XML) să fie semnată cu un certificat calificat, transmiterea acesteia și accesul în SPV se bazează pe o astfel de semnătură. Chiar dacă folosești un software de facturare (precum CRM AMC), certificatul digital rămâne necesar pentru autorizarea accesului și trimiterea automată a facturilor către ANAF.
• Registrul Comerțului (ONRC) Orice depunere online la ONRC (înființări, mențiuni, modificări ale actelor constitutive) prin portalul instituției necesită semnătură electronică calificată. Dacă actele sunt depuse de o terță persoană, aceasta va avea nevoie de o procură specială.
• REGES / ReviSal Crearea și accesarea contului în Registrul General de Evidență a Salariaților (REGES-Online) pentru angajatori necesită, de asemenea, un certificat calificat.
• SEAP, SICAP și achiziții publice Dacă participi la licitații publice, platformele digitale îți vor cere documente semnate electronic. Fișierele rezultate vor avea extensia .p7s și vor fi atașate ofertei depuse.
• Fonduri europene și guvernamentale Fie că ești la stadiul de depunere a cererii de finanțare, fie în perioada de implementare a proiectului, absolut toate documentele oficiale se semnează digital.
• Programul Rabla pentru firme Programele de tip Rabla funcționează pe principiul „primul venit, primul servit”, iar fondurile se epuizează deseori în câteva minute. Cu un certificat calificat deja instalat, semnezi cererea în câteva secunde (fără să tipărești și să scanezi) și poți depune dosarul complet imediat ce se deschide sesiunea.
• Contracte de muncă și documente de afaceri Poți semna contracte cu clienții și furnizorii de la distanță. Mai mult, în relațiile de muncă, Codul Muncii permite utilizarea semnăturii electronice (avansate sau calificate), cu condiția ca ambele părți să folosească același tip de semnătură pe toată durata colaborării.

Pot semna și alte persoane în numele firmei? Da. O împuternicire poate fi redactată în format electronic și semnată cu certificatul calificat de către administrator sau reprezentantul legal. Ulterior, persoana împuternicită va folosi propriul său certificat digital pentru a acționa în numele firmei.

II. Ca persoană fizică (în nume propriu)

• Contul online la Casa de Pensii (CNPP) Contul pe site-ul Casei Naționale de Pensii Publice se poate crea 100% online, fără drumuri la ghișeu, exclusiv prin validarea identității cu o semnătură electronică calificată.
• REGES-Online (Aplicația pentru salariați) Dacă ești sau ai fost angajat, poți accesa REGES-Online pentru a-ți vizualiza datele din contractele de muncă (la toți angajatorii) și poți genera extrase de vechime. Deși accesul se poate face și prin ROeID sau ghișeul ITM, activarea contului folosind semnătura digitală calificată este cea mai rapidă și directă metodă. Sistemul permite crearea unui singur cont per CNP.
• SPV pentru Persoane Fizice Pentru persoanele fizice, SPV-ul poate fi accesat și pe bază de user și parolă. Totuși, utilizarea certificatului calificat este o alternativă mai stabilă și mai rapidă, mai ales dacă îl deții deja pentru firmă. (Notă: Obligația e-Factura a fost eliminată pentru persoanele fizice identificate doar prin CNP, fiind acum opțională).
• Fonduri AFIR (Agricultură) Persoanele fizice care aplică pentru finanțări prin AFIR au nevoie de semnătură calificată, similar firmelor.
• Contracte și documente la distanță Un document semnat cu o semnătură calificată are aceeași valoare juridică precum semnătura olografă (de mână) și este valabil în orice situație în care legea cere forma scrisă. Excepție: Semnătura digitală nu înlocuiește notarul. Actele care necesită formă autentică notarială (ex: vânzarea unui imobil) trebuie încheiate în continuare la un birou notarial.

Întrebări tehnice frecvente

Pot folosi semnătura de pe noul buletin electronic? Cartea electronică de identitate conține o semnătură electronică, dar aceasta este avansată, nu calificată. Din acest motiv, nu este acceptată în platforme majore precum SPV (ANAF), ONRC sau SEAP. Pentru acestea, ai nevoie de un certificat calificat.

Să aleg varianta pe eToken USB sau în Cloud?

• eToken: Primești un dispozitiv fizic (stick USB) pe care îl conectezi la laptop când vrei să semnezi.
• Cloud: Nu ai un dispozitiv fizic, autorizarea făcându-se de la distanță (ex: de pe telefon).
• Atenție utilizatori de Mac / Apple: Dacă folosești sistemul de operare macOS și ai nevoie de acces la ANAF, SPV sau e-Factura, îți recomandăm varianta pe eToken USB. Sistemele statului au deseori limitări de compatibilitate la autentificarea directă cu certificatele în Cloud de pe Mac.

Cum obții rapid o semnătură electronică calificată?

La AMCSign (prin AMC WebSoft), procesăm și emitem certificatul în aproximativ 30 de minute, la sediul nostru din Craiova. Ai nevoie doar de cartea de identitate (C.I.). În plus, echipa noastră te va ajuta gratuit cu instalarea și cu înregistrarea certificatului în SPV. Prețurile încep de la 50 € + TVA pentru 1 an în Cloud și de la 60 € + TVA pentru eToken. Vezi tarifele și întrebările frecvente.

Programări: 0722 489 174 (luni–vineri, 09:00–17:00) sau pe WhatsApp.